¿Qué es lo primero que te imaginas cuándo piensas en organizarte y ser más productiva para tu negocio? Probablemente te imagines un escritorio super ordenado, sin ningún papel fuera de lugar, sin nada que quede sin anotar y todo en su lugar. En tu computadora, todos los archivos en las carpetas adecuadas, con los procesos establecidos y sin la necesidad de apagar incendios cada día.
¿Te suena?
Mi intención al preguntarte esto, es para que te tomes un minuto y te imagines, ¿cómo te verías a ti misma organizada y productiva en tu día a día en tu negocio?
Ahora que ya lo visualizaste, viene la siguiente pregunta que quizás estarás pensando: ¿Por dónde empiezo?
Sé que al principio encontrar un orden puede llegar a ser muy abrumador, pero la buena noticia es que al tener CLARIDAD sobre cómo es sentirse productiva para ti, las expectativas bajan y veras que es mas fácil conseguir ser y sentirte productiva en tu día a día de trabajo.
Lo que queda es ponerte manos a la obra. Y por suerte existen ejercicios y herramientas que nos facilitan este trabajo.
Ejercicios y aplicaciones gratuitas para organizar tu negocio
Define la estructura de tu negocio
Antes de dedicarte horas a la investigación y puesta en marcha de tu sistema digital, es importante que identifiques la estructura de tu negocio, pregúntate:
¿Cómo funciona mi negocio?
¿Cuál es el proceso por el que pasa mi cliente desde que me encuentra hasta que me compra y recibe el producto y servicio?
¿Qué procesos podría dejar por escrito para automatizarlos, delegarlos o trabajar en equipo?
Estas son sólo algunas preguntas que te ayudaran a definir la estructura de tu negocio para que así identifiques más rápido qué espacios necesitas construir en tu casita digital.
Una vez tengas claro esos espacios, podrás elegir mejor qué aplicación usar para almacenar toda la información de tu negocio.
Aplicaciones para organizar tu negocio en digital
Con el pasar de los años hemos ido descubriendo nuevas aplicaciones que se siguen desarrollando mientras van ganando más clientes, en el mundo de la productividad y organización, los desarrolladores han dio creando diferentes algoritmos que nos invitan a tener toda nuestra información en un mismo lugar, ya sea la personal y profesional.
Lo mejor es que son digitales, accesibles desde tu movil y desktop, y tienen una versión gratuita, por lo que ya no tendrás que tener esa agenda o libreta siempre a la mano y no se te pasará nada por alto.
Por eso, en estos casos la tecnología se vuelve nuestra aliada. Sin embargo, no te miento, cuando no conoces de esto y recién empiezas puede llegar a ser difícil, ya que hay muchas opciones en el mercado y la barrera de entrada es que tendrás que invertir mucho tiempo en decidir cuál usar, probarla y definir si realmente te sirve y te gusta.
Es por eso que hoy quiero contarte sobre algunas aplicaciones digitales, que con práctica y paciencia puedes llegar a manejar como una PRO.
Asana
Asana es una herramienta que te permite gestionar proyectos y tareas de manera eficiente. Con esta aplicación, puedes crear proyectos y asignar tareas a los miembros de tu equipo. Además, puedes definir fechas de entrega, prioridades y establecer un seguimiento en tiempo real del progreso de cada tarea. Nada espectacular, todo muy similar a las funcionalidades que otras aplicaciones presentan.
Trello
Trello es una herramienta visual de gestión de proyectos que te permite organizar tus tareas en tableros. Con esta aplicación, puedes crear tableros para cada proyecto y agregar listas de tareas. También puedes asignar tareas a los miembros de tu equipo y establecer fechas de entrega. Una de las características más útiles de Trello es que te permite adjuntar archivos y comentarios a cada tarea, lo que facilita la colaboración entre los miembros del equipo.
Trello está muy bien, y aún escucho que muchas compañeras del mundo emprendedor la siguen usando.
Slack
Slack es una aplicación de comunicación que te permite conectarte con los miembros de tu equipo en tiempo real. Con esta herramienta, puedes crear canales de comunicación para cada proyecto, lo que te permite mantener un seguimiento de las conversaciones sobre cada tarea. También puedes compartir archivos y establecer llamadas de audio y video con tu equipo. Slack es una herramienta que te permite mantener una comunicación fluida y eficiente con los miembros de tu equipo.
Te recomiendo probarla si tienes que gestionar a un equipo grande y necesitas tener ordenadas todas las comunicaciones, sin embargo, no es una aplicación para gestionar todo tu negocio.
Notion
¡Mi favorita!
Notion es una herramienta de productividad que combina notas, tareas, bases de datos y wikis en una sola plataforma. Con Notion, puedes crear una base de conocimientos para tu negocio, colaborar con otros miembros del equipo en proyectos y tareas, y mantener un registro de tus finanzas y procesos de negocio. También puedes integrar Notion con otras aplicaciones, como Slack o Google Drive, para maximizar la productividad de tu equipo.
Aunque debo confesar que es una aplicación que está de moda, lo interesante de esta herramienta es que muchas personas ya la están usando, y es muy fácil encontrar videos en YouTube para aprender a utilizarla, para duplicar plantillas y no empezar de cero, o para preguntar a la comunidad cómo hacer algo especifico
Decide qué aplicación usar y por dónde empezar.
1️⃣ Averigua qué aplicación utiliza tu comunidad de amigas emprendedoras, siempre estará bien poder preguntarle a alguien cercano cómo lo esta haciendo.
2️⃣ Ponte el gorro de clienta investigadora y mira las páginas de inicio de cada aplicación, compara los precios y mira el diseño en general. Si logras ser constante, pasarás mucho tiempo en la aplicación que decidas usar, y el diseño será un factor que te motive a estar dentro, al menos en mi caso lo es.
3️⃣ Revisa la compatibilidad con las otras aplicaciones que estas usando y seguirás haciéndolo, si esta disponible en el modo de prueba y cómo funciona en el modo de pago. Sé consciente de con qué equipo compartirás espacios en esta aplicación y considéralo dentro de los gastos mensuales de tu negocio (en caso necesites empezar con la versión de pago)
4️⃣ Empieza con algo simple y que necesites organizar con mas urgencia, por ejemplo: el calendario de contenidos de tu marca, las plantillas de comunicaciones para cerrar clientes, la lista de tareas compartidas con tu equipo. No te compliques intentando construir toda la estructura de tu negocio. Empieza con algo simple, domínalo y luego implementa otro proceso.
Recuerda: Hallar el sistema de organización adecuado para ti y tu negocio, será clave para comenzar tu camino hacia una vida en paz y equilibrio.
Hoy quiero que al leer este artículo te informes, pero sobre todo motives a que tú también lo puedes lograr.
✅Sí puedes tener un negocio más ordenado.
✅Sí puedes delegar de forma fácil y fluida, sin que te reste tiempo.
✅Sí puedes planificar crecimiento para tu negocio si tienes claridad mental sobre tus objetivos.
Créeme que ese esfuerzo será recompensado en el futuro cercano, cuando los procesos y sistemas de tu emprendimiento estén definidos y consolidados.
Te hablo desde mi experiencia, que desde hace algún tiempo empecé a utilizar Notion para digitalizar la organización de mi negocio y sinceramente te facilita la vida un montón.
Si me conoces desde hace tiempo, sabes que incluso me atreví a lanzar una formación completa sobre esta aplicación y que también se la recomiendo a mis clientas y alumnas.
Y fue un éxito.
Entonces imagínate, ¿Cómo te sentirías si los procesos de tu negocio estuvieran documentados en un solo lugar digital?
Te prometo que vale la pena invertir tu tiempo y energía en esto.
